一份高质量的招标文件，应当既体现采购人的需求，又为供应商编制投标文件提供指引。可以说，提高招标文件的编制质量，将从源头上提高采购质效。9月，政府采购信息报/网将与相关机构联合在上海举办“第13届全国家具采购峰会”，围绕“如何科学编制家具招标文件”主题进行深度交流。本期我们为您梳理了几点在编制家具招标文件时的注意事项，以飨读者。

 

    做好前期调研

 

    办公家具品牌多、基材复杂、价格差异大，为了避免低价中标现象的发生，采购到物有所值的家具产品，前期的市场调研尤为重要，必须首先扎实做好。

 

    在招标工作正式开展前，采购代理机构要做好市场调研，对办公家具供应商的生产规模、竞争实力等要有一定了解，对市场价格变化和优惠比例等做到胸中有数，为顺利开展办公家具采购招标工作做好充分准备。为进一步提高供应商对政府采购市场的热情，采购单位应当更多地听取企业和市场的声音。在提出采购需求、编制招标文件的时候需要符合当地市场的实际情况以及当地供应商的生产能力。

 

    采购需求标准化与个性化并存

 

    采购需求与政府采购计划表有密切的联系，要做到家具品目与政府采购计划表上的批准内容相一致，采购需求要如实反映政府采购计划表上所列出的数量和预算金额，招标文件不能随意改变。

 

    众所周知，家具并非标准化产品，又因为采购单位分散、零星采购批次多、采购金额小以及服务要求高等特点，难以实施批量集中采购。所以，与其它货物不同，为了让投标人更清楚产品需求，家具采购项目招标文件除了用文字详细描述产品的规格尺寸、功能与结构、材料、配件、工艺及质量要求外，有时还会同时提供所需产品的参考图片。

 

    据《政府采购信息报》记者了解，目前，政府机关、学校、医院等细分市场桌、椅等部分家具产品已实现标准化。

 

    那么，个性化家具需求如何确定？《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》明确，加强需求论证和社会参与。采购人可以根据项目特点,结合预算编制、相关可行性论证和需求调研情况对采购需求进行论证。政府向社会公众提供的公共服务项目，采购人应当就确定采购需求征求社会公众的意见。需求复杂的采购项目可引入第三方专业机构和专家，吸纳社会力量参与采购需求编制及论证。

 

    强化需求论证的实用性和公正性

 

    家具采购的需求论证，有时不尽人意。比如，一些专家采取签字、领钱等不负责任态度，需求论证质量不高；另外，部分专家一味满足采购方的要求，或主观倾向某供应商，做出的需求论证带有明显倾向性，造成较多的质疑和投诉。要解决这些问题，代理机构应把好政策关，加强指导，应在样品和评分标准等关键内容上向采购方提出指导意见，必要时可征询部分供应商的意见后再行论证，如发现需求论证有实质性问题，应要求采购人修正。

 

    符合家具配置标准要求

 

    代理机构在接受采购人委托、编制家具项目采购文件时,会根据采购人预算及需求，按照配置标准要求进行计算核实，如果发现采购需求按照配置标准计算已经超出采购人预算，及时告知采购人。

 

    办公设备家具配置标准通常包括资产品目、配置数量上限、价格上限、最低使用年限和性能要求等内容。其中，资产品目根据家具普遍适用程度确定；配置数量上限根据单位机构设置、职能、编制内实有人数等确定，是不得超出的数量标准，具体数量由各单位结合实际，按照节约的原则合理配置；价格上限根据家具市场行情确定，是不得超出的价格标准，具体价格由各单位结合实际，按照节约的原则合理配置。因特殊原因确需超价格上限采购的，应按规定履行审批手续；最低使用年限根据家具的使用频率和耐用程度等确定，是通用办公家具使用的低限标准。性能要求是对通用办公家具功能、属性、材质等方面的规定。

 

 

    在政府采购活动中，家具采购项目的技术参数主要包括三个部分。

 

    一是外观，外观尺寸要允许有一定的误差范围，如3%-5%。如果需现场定制应提供现场踏勘，外观图片需要标注为“参考式样”。

 

    二是材质要求，如合页是铜质还是不锈钢，滑轨是两节轨还是三节轨。以普通办公桌为例，目前的材质主要有三种，分别为实木、高密度中纤板和中密度中纤板。技术指标设置时必须明确是全实木还是全高密度中纤板，否则供货时办公桌就可能变成了面板为高密度中纤板，其它部分为中密度中纤板或刨花板。桌面也应明确是仿木纸面还是木皮，实践中仿木纸面假冒木皮之事时有发生。

 

    三是环保要求，家具的污染源主要有甲醛、氨、苯等。有的采购方只注重甲醛指标，并要求甲醛指标远远低于国家标准，以便自己满意的投标人中标可顺利通过验收。

 

    代理机构在实际操作中可要求采购方严格按室内家具国家标准执行，满足国家标准为合格产品，有国家标准按国家标准执行，没有国家标准按行业标准执行，以便让投标人参与竞争。

 

    本地化服务分值设置不宜过高

 

    某代理机构组织的某市家具采购项目，受到了供应商A的质疑。供应商A指出投标企业需要有本地化服务（该项目招标文件中规定投标人在某市有固定服务机构，有能力提供长期服务，需提供联系地址、联系人及电话等详细资料），如有“本地维修点或者24小时上门维修”，得5分；没有得0分。供应商A认为，本地化服务分值设置过高，造成了差别待遇。

 

    在这里提到的本地化服务属于加分项，而非资格条款，不存在变相设置准入门槛的问题，也没有非法限定供应商的所有制形式、组织形式或者所在地。有专家认为对“本地化服务”的理解应是服务内容本身，而非针对投标单位而言，本地化服务不等于本地供应商提供的服务，外地供应商可以参与投标，只是如果有本地化服务的机构或办事处则更好，可加分。如果供应商不能提供本地化服务，或本地化服务水平不好、响应不及时，就会在评标过程中不被加分，这种做法并没有剥夺外地供应商的投标资格。

 

    有专家认为，家具项目需要提供本地化服务或者24小时上门维修，是比较合乎情理的。因为尤其是木质家具需要经常性的保养和维修，比如，雨天受潮处理、打蜡、日常护理等。但是，笔者认为招标文件中该部分的分值不宜设置过高，1-3分即可。本地化服务对于货物类采购不是必须的条件，避免产生歧视和排他性，招标文件应注意这点。

 

    值得注意的是，本地化服务条款也许不是很重要的条款，但是对于采购人而言，中标人的售后服务能力以及及时性是相当重要的。越是设备精密或是社会影响力大的项目，对本地化服务的要求也越严格。

 

    代理机构在制定家具招标文件时，务必跟采购人多沟通，核实其采购需求，再根据采购人的需求和要求制定可量化的标准，避免不论项目是否需要都加上本地化服务加分条款的情况发生。

 

    合理设置资格条件

 

    在进行家具采购项目时，在编制招标文件过程中需设置合理的资格条件，比如，针对不同地区采购的家具项目，要求投标企业的经营范围须包括该品类产品，并且是主要生产这个品类的家具企业。合理的资格条件，能对提高家具供应商投标积极性起到关键作用。

 

    若代理机构将一些不合理要求设置为门槛，比如资质要求、注册资金等。在某个区域范围内，符合条件的供应商屈指可数，就有可能造成废标。废标后再降低门槛，必然耽误时间。

 

    做好后期履约验收

 

    家具安装后的房间空气质量是采购人最关注的指标之一。为了保证家具环保性能，代理机构在招标文件中要求，在家具交货前、安装过程中和家具安装后，采购人有权随机抽取一定数量的家具、主要材质交由第三方检测机构检测，如检测不合格，则要求供应商承担相应责任。

 

    对于后期履约验收工作可以从这些角度出发，一是，采购人可以现场监督家具生产的全过程，如发现企业所使用的材料、加工工艺没有按照投标文件中承诺的条件进行，采购人有权单方面终止合同，并保留进一步索赔的权利；二是，在货物制造过程中和完工后，中标人的检验部门应对货物进行各项检验和试验，出具检验合格报告，并对检验报告的准确性负责。另外，采购人也有权委托国家认可的质量检测机构，在中标人提供并安装好的货物中进行随机抽样检测。如果检测后发现货物不能满足国家相关标准或招标文件要求（尺寸、颜色、工艺环保等），采购人有权终止合同，并追究中标人给采购人造成的损失。此外，采购人还可以邀请参与该项目的其他投标人参与本项目的验收。多举措并举，确保采购的家具产品物有所值。

 

    家具样品因需提供

 

    针对家具样品，各地有很多创新做法。对于那些预算金额较大、投标企业较多的家具项目，有的单位采取二次样品评审模式，即将整个评审过程分成两轮，通过首轮评审，确定三家入围企业后，再由这三家提供样品进入第二轮样品评审；有的单位对家具项目设置一定的限额标准，只有超过限额标准的公开招标项目，方可进行样品评审。

 

    另外，有专家称，因家具样品评审可以更全面地对产品质量进行把关，不少采购单位除了对投标文件进行考量外，也提出样品评审要求。比如，北京市政府采购中心组织的北京城市副中心行政办公区第一期A、B区家具采购（A区）和（B区）的2个项目，要求投标人提供样品，均样品分做出说明，样品得分0-20分（外形尺寸、功能尺寸、形位公差、加工工艺、五金件、稳定性、配套性、安全性等）；优良得13分-20分，一般得7分-12分，较差0-6分。未提供样品或样品缺件均不得分。

 

    业内专家表示，在政府采购活动中，家具采购项目要求供应商投标时提供样品，但实际上家具样品作用有限，而且还增加了供应商的投标成本。另外，样品的保存问题也一直困扰着采购人和代理机构。政府采购相关法律也做出了相关规定。比如，《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号），第二十二条规定采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行主观判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。要求投标人提供样品的，应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的，还应当规定检测机构的要求、检测内容等。

 

    家具采购活动结束后，对于未中标人提供的样品，应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理；对于中标人提供的样品，应当按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。

 

    注意家具使用说明书

 

    从2011年起，越来越多的家具采购项目要求中标供应商提供家具使用说明书，有的还将家具使用说明书作为确定供应商投标资格的重要依据。业内人士认为，政府采购发挥引导作用、企业积极配合的做法将有利于进一步提升家具使用说明书的分量。

 

    据悉，《家具使用说明书》国家强制标准要求家具使用说明书要标明家具款式、规格、使用材料、适用环境条件、使用方法。使用者按图索骥，可延长家具使用寿命、减少安全事故。项目招标文件明确了使用说明书的内容必须包括：家具名称、用途及适用范围、品种规格、型号、使用环境条件、安全、尺寸、材料、安装及调整、使用方法、保养方法、搬运等注意事项。家具说明书还需对所用材料、涂料实际含有的甲醛、铅等有害物资释放量或放射性控制指标做明确说明。配合着材料小样、检测报告等家具采购中的硬指标，家具使用说明书能有效帮助使用者安全的使用家具，同时延长家具寿命。家具使用说明书应该成为家具采购的一部分。（政采信息）

 

 

    家具采购废标原因包括招标文件要求不合理、供应商的资质或样品不符合要求等。那么，如何减少废标情况发生呢？

 

    采购废标率因何居高不下

 

    原因一是家具采购项目在预算编制不合理。预算定价过低，甚至合理的利润和必要的差旅费用都没考虑进来，很容易使外地家具供应商望而却步。而一旦符合要求的本地供应商数量不足，势必导致有效投标人不足三家。

 

    原因二是项目小，分包不合理。数据显示，废标项目多集中在二三线城市。对于一些县级市或者二三级采购单位，由于采购项目少、采购金额小，10万元的采购项目对他们而言也不小，因此，10万元以上的项目就会实行公开招标。但公开招标价格竞争激烈，在采购金额小的情形下，家具企业的积极性并不高。

 

    原因三是资质造假或不齐全。废标的主要原因是投标人不足三家，在评标过程中会发现种种问题，如果其他家具企业投标供应商提出了质疑，最后发现中标人的检测报告系虚假或伪造，就会造成废标。

 

    开标前召开询标会

 

    询标会是征求供应商意见的好时机。《政府采购信息报》记者梳理发现，北京市政府采购中心组织的家具项目废标率很低，相关负责人表示，主要是因为做好了开标前沟通，无论大小项目都会举办询标会。在开标前一周内，邀请供应商到采购中心开询标会，供应商可针对招标文件的商务或技术要求提出改进和完善建议，采购人须有针对性地解答资质要求和技术参数设定的缘由。如规定确有争议，将进一步论证或修改招标文件的具体条款。

 

 

    家具同类成品和原辅材料的检测报告是考察投标企业的关键文件。在各地出现的不诚信行为中，七成以上为“供应商提供的检测报告虚假或伪造”。

 

    某采购中心相关负责人表示：“必须严格检测供应商的检测报告，一方面可以邀请专家，另一方面可以适度公布中标供应商提交的检测报告，引导其他供应商对其进行监督。”

 

    另外，值得一提的是，还应该引导供应商相互监督，鼓励优秀供应商参与政府采购。从长远来看，可以在一定程度上降低废标率。（政采信息）

 

 

    《政府采购法实施条例》

 

    第三十二条　采购人或者采购代理机构应当按照国务院财政部门制定的招标文件标准文本编制招标文件。

 

    招标文件应当包括采购项目的商务条件、采购需求、投标人的资格条件、投标报价要求、评标方法、评标标准以及拟签订的合同文本等。

 

    《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）

 

    第二十条 采购人或者采购代理机构应当根据采购项目的特点和采购需求编制招标文件。

 

    第二十五条 招标文件、资格预审文件的内容不得违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策，或者违反公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。