在政府采购中，办公家具虽属通用类产品，但由于该类设备对材质质地及质量、工艺性等依赖性较强，并且使用单位各有审美取向，使得办公家具在很大程度上富有了个性化的色彩。而这，也给实践中的办公家具采购工作带来挑战：使用单位如何在兼顾大原则的前提下准确合理体现个性化需求？如何细化各项指标？如何设定评审因素？如何用好样品？……本期我们就来说说家具采购这些事儿。
 

如何做好办公家具采购
 

    办公家具采购四难题

 

    一、采购方案确定难

 

    对于家具采购来说，制约产品价格和质量的因素很多,产品质量对设备和工艺的依赖性很强,使用单位按照各自的审美标准和价值取向，对家具的特性有着不同的偏好，产品的质量检验工作比较困难等等，这些固有的特性，决定了家具采购需求方案确定具有偏好不一制定难、信息不对称实施难、竞争不规范定价难和技术不统一评定指标确定难等问题。

 

    二、招标文件编制难

 

    家具行业是个特殊行业，尽管企业规模一般不大，但其品种繁多，工艺流程不同，即便是同样的技术规格要求，不同的厂家生产出来的产品差异也较大。这使得代理机构在编制采购文件时，往往兼顾了政府采购的一般原则、基本程序和采购文件编制的基本要求，难以准确反映整个项目的具体要求。在评定标准的制定上，由于项目的具体情况不同，缺乏统一的标准，对项目的评定只作基本要求而无具体标准规定，导致操作性差。

 

    三、专家评定难

 

    由于评定标准不科学、不具体，招标文件中经常出现一些模糊不清的语言，如外观质量美观大方得x分，加工制作工艺上有先进性及实用性得x分，但是美观大方用什么标准进行衡量？先进性和实用性用什么标准评判？不同的评标专家可能有不同的判定标准，这种很虚的打分细则，使得专家的自由裁量空间增大，也容易造成未中标企业的误解，甚至容易使经济实力较强、产品质量过硬、企业信誉度高的潜在供应商的优势消失怠尽。由此可见，模糊的表述极易造成评标结果的不公,导致采购结果与采购单位的实际需求产生偏差，影响政府采购质量。

 

 

    在项目验收中，受多种因素影响，验收小组成员不专业，且验收往往只是走形式、走过程，未能起到真正验收的目的。在具体的验收中，只查看货物（产品）数量规格与合同、采购文件是否一致，忽略了对其质量的合格性，以及款式、用材和颜色等方面检查验收，导致验收结论往往与实情不符，假冒伪劣、以次充好的办公家具在政府采购活动中时有出现，影响办公家具的正常使用和政府采购的声誉。

 

    针对以上家具采购难点，如采购方案提出、标书编制、专家评审、合同验收等问题，在此提出以下思路和对策。

 

    办公家具采购五对策

 

 

    要从制度层面入手，强化政府采购的源头和结果管理，努力实现从“程序公开”向“物有所值”的转变。一是从采购制度上另辟蹊径，着重从方案的选择和细化、项目的可行性操作、用材及工艺流程要求和规格标准等规范化程度上下功夫，探索建立一整套符合当地实情的《办公用家具配置要求和标准》。二是探索备案-细化方案和预算-审批模式。改变先申报、再批办、后实施的方式。探索先备案，再细化方案和根据预算细化最高限价，论证方案的可行性，经采购单位确认后再批办执行方式。按照《办公用家具配置要求和标准》规定，凡纳入集中采购范围的办公家具，必须款式、规格和标准符合办公家具行业规范，颜色、规格和用材要求统一，项目预算基本相似等。采购需求的编制要遵循合理性、明确性、竞争性、政策导向原则，进一步强化采购人的主体责任，同时要求专家在需求论证中切实把握好“资质、技术标准和监督”三关。这样既有利于采购文件制作，又利于采购结果的评定及项目验收。

 

    二、划分包段细化指标 用好样品“撒手锏”

 

    从工作实际出发，结合办公家具特点和政府采购有关规定，适时尝试有利于办公家具采购工作健康发展的新办法。一是分包件招标。即对一个批次采购的家具，按一定性质、特点对采购内容进行分类，确定若干个包件的做法。每个包件为最小采购单位，分别确定单个包件的供应商，缓解家具采购中评价指标难以确定的问题。二是分段招标。即分为方案招标和产品招标两个阶段。方案招标-确定家具性能。方案评选重点针对家具的性能和式样。产品招标-确定家具价格。以经评选的最优方案中的产品目录为招标产品，邀请有资质能力的供应商竞价投标。经采购单位和专家共同评定最优的投标人为本次家具采购的最终供应商。三是实物招标法。所谓“实物招标”，是指在家具招标中，除要求投标人按招标文件的要求制作完成投标文件外，还须按技术规格要求制作实物。评标时由评委对投标文件和实物（样品）分别进行评分，推荐综合得分最高者中标，这可以消除同技术规格产品招标最终生产的产品差异较大的问题。四是商场直购或电子竞价。推行电子竞价采购和商场直购，对规范政府采购当事人网上电子竞价采购行为，加强政府采购监管起到积极作用。作为集采机构，要重点做好价格监控和处理好相关投诉等，采购人必须要做好履约验收。

 

    三、采购文件编制抓住“沟通、协调、审核、政策”四要点

 

    家具采购文件的编制相对较“专”，我们既要积极向家具行业的专家请教，更要借助智库和检测机构的专业人才，特别是在评定标准的制定上，力争标准规范，口径统一，客观公正，并结合项目特点做到主次分明，与实物结合，与需求结合，综合兼顾。

 

    在具体编制过程中，要抓住“沟通、协调、审核、政策”四个关键点。沟通就是采购代理机构应及时做好与采购人的沟通工作，真正了解采购人的需求；协调就是“采购与服务”需求矛盾的协调和“评标办法与法律”冲突的协调；审核就是落实“代理机构和采购人”双向审核流程；政策就是操作中应该把握好“节能、环保和企业扶持”等政府采购基本政策在采购文件有所体现。同时，为了解决招标项目履约验收的问题，我们可以针对家具采购检测问题在招标文件中予以明确，检测费用按投标报价总价A%-B%计算，并列入投标报价作为合同履约验收费用。此举可有效地解决政府采购过程中，一些家具企业的投标文件应答与实际情况不符的问题，同时也为合同验收过程中产品检测费用的根本解决找到了出路，而且具有非常大的警示作用，力促采购结果的客观公正和物有所值。

 

    四、简化验收程序 细化验收指标

 

    严格规范开展履约验收，是加强政府采购结果管理的重要举措，更是深化政府采购“放管服”改革的内在要求。

 

    根据《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）第七十四条的规定，把控履约验收的“关键点”、“薄弱点”和“风险点”，积极探索验收办法，跟踪项目绩效评估，形成闭环管理，有效防范舞弊和预防腐败，提高采购绩效和行政效能。

 

    一是理清采购项目履约验收主体责任，强化采购人责任意识，加强采购结果管理。

 

    二是建立跟踪问效机制，依据采购项目特点制定验收方案，结合考核情况和服务效果进行跟踪回访和绩效评估。

 

    三是试点抽检验收模式，对于家具等单单通过主观判断的方法难以确定履约效果的采购项目，可以采取到货随机抽样的做法，对所提供货物的每一项技术、服务、安全标准进行检测验收。

 

    四是引进第三方参与验收，依托当地具有资质的检验检测技术服务平台，也就是当地的产品质量监督检验检测中心（产品质量监督检验检测所）参与验收。

 

 

    在办公家具供应商政府采购定点市场的建设中，可按照行业的特殊性，分类建设，使生产与经营分离，分别考核和确定级别和经营范围。对同类产品的采购，在供应商选择上要坚持公平，随机抽取，重点筛选，确保行业优势。在供应商管理上，通过制定供应商考核管理办法，从宏观的角度积极引导其健康发展，使其正当竞争。对破坏政府采购市场行为的，要严厉制止，及时纠正，不断扩充办公家具政府采购市场容量，从需求的角度引进竞争激励措施，制定奖惩办法，逐步健全政府采购市场，力争办公家具需求的增长与市场发展速度相适应，采购行为与行业管理相配套，采购效果与预期目标相一致。

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