孙黎明：家具采购要把好三大关口
作者：孙黎明 发布于：2013-05-20 11:23:00 来源：政府采购信息报
■ 第七届全国政府采购家具峰会论文选登
一是如何准确科学地确定采购人的采购需求；
二是如何在采购过程中，遵守三公原则的前提下，通过专家论证、严格规定标准、谨慎设资质门槛来保证优秀的供应商参与投标；
三是在生产和验收环节如何对产品的品质进行有效管控。即对采购、生产、验收环节进行有效的控制、相互衔接并有效制约。以下是近年来我们的实践和探索，供大家商榷。
明确需求：提供虚拟技术参数
家具属于典型的定制产品，虽然我们每天都和家具打交道，但让我们说出个一二三来，还真不容易。如两张外观一模一样的桌子，其内在的品质和价格可能相差非常大，甚至成倍。那么如何提出科学、合理的参数就十分重要。但由于采购人多不是专业人员，往往不了解详细的配置和技术参数，在进入采购环节前，却需要采购人提出相应的参数，对采购人就是个难题。
通常的做法是，采购人通过走访市场，选择喜欢的品牌和款式、颜色，然后与该品牌的供应商接触，由该供应商根据自己的产品特性帮助采购人提出相应的技术参数。而这样的参数，不可避免地会有一定的倾向性，而且往往不够科学。除规格、尺寸、颜色外，一些重要的参数，特别是有关品质的材料、工艺要求、执行标准等都显得不够全面。有些是因为疏忽，有些则是刻意为之。
那么如何科学设置技术参数？开始我们的做法是，无论预算大小，我们都请专家进行论证，由专家对参数进行完善。这样进行一段时间后，我们发现很吃力，一次论证很难完成，往往要对参数动大手术，要反复很多次，结果也不尽如人意。
因而与其被动地修修补补，不如主动出击，对各种主流办公家具，编制一个虚拟的技术要求和参数。在收到采购任务后，第一时间主动提供给采购人，让他们根据这个虚拟技术需求，提出相应的技术参数，这样就避免了盲目性。
如何制订这个“虚拟技术需求”，对我们来说是一个挑战。为此，我们进行深入的市场调研，了解各种办公家具的全国集中产地、材料构成、生产工艺、环保水平、检验标准等等各个环节，积极与全国各地政府采购中心进行沟通，学习他们的先进经验，借政府采购的相关会议与全国知名专家积极探讨等各种方式，逐渐形成一个相对完整的办公家具全系列产品的“虚拟技术需求”。该“虚拟需求”分木制和钢制两个系列，涵盖了办公室、会议室、图书馆、档案室、餐厅等各种使用场所共20多种类别的85种产品的技术需求和参数。并且从基材、饰面、封边、五金配件、热熔胶、黏合剂、油漆和结构性能描述等方面对其进行描述。例如，办公桌的虚拟技术参数和要求是这样的：
“基材：采用着名品牌E1级中密度纤维板；饰面：进口实木皮饰面，厚度为0.6mm，木皮宽度≥200mm，无结疤、无瑕疵，木纹清晰，确保颜色和纹理一致后缝制，接口自然平整，写字板采用进口一级软牛皮；封边及侧面：采用与饰面材料一致的实木封边，永不变形，不开裂，走线孔内缘及隐蔽部位全部做封边处理，木材含水率10～12%；五金配件：进口优质品牌五金配件；热熔胶：优质环保品牌热熔胶；黏合剂：优质环保品牌黏合剂；油漆：进口或国产品牌环保油漆，苯0.01%、VOC、TDI、甲苯和二甲苯合格，表面平整，无颗粒、无气泡、无渣点，颜色均匀，硬度高，耐磨性强，能长久保持漆面效果；班台构成:主台、副台、活动柜；结构性能描述：台面带薄抽，带皮书写板，双走线孔或走线槽，暗藏式走线功能；三屉活动推柜下设前置导向轮，内置挂牢架；副台中间设键盘屉，屉下保证中间净高度≥580，中间净空宽≥520，结构设计便于办公。柜门和抽屉带锁，三节无声滑轨，优质品牌尼龙纤维合成脚轮。具有照明线、数据线走线功能。”
采购人只需据此进行充实就可以了。
编制标书：科学论证，慎设门槛
目前对家具采购，我们在编制采购文件前都会进行论证，聘请相关方面的专家对家具采购详细的配置和技术参数予以完善后，向采购人提出合理的意见和建议。有时，采购人提出的采购方案不完善，甚至有较大漏洞，特别是遇到根据特殊要求和场所定制的家具时，不知道如何描述和制定相应的参数和标准。制定的技术需求随意性大，容易存在缺陷和漏洞。通过专家论证可以指出相应的缺陷和漏洞。反过来，采购人请论证专家到现场帮助制订相应的技术方案，可以使方案更加严谨、项目更顺利。这项措施普遍得到了赞誉。
内蒙古科技大学、内蒙古图书馆等多家单位都是通过这样的论证完善了采购方案，圆满地完成了采购任务。
目前，论证已经成为工作中的一项必要程序和利器，对堵塞漏洞，防止倾向性，消除隐患，减少质疑发挥着重要的作用。
编制标书：科学论证 慎设门槛
过去，在家具采购中依据什么样的标准，我们心里没谱。通过学习和咨询专家，我们了解到，国家对这个行业的管理还是非常严格的。各种实木、复合、软体、钢木和金属等各种家具和相应的材料都有国家标准和行业标准。
通过筛选，我们选择了主要的18项国家标准（GB）和行业标准（QB），涉及木制家具、软体家具和金属家具及其使用的主要原材料的品质、规格、质量检验及质量评定。例如：
强制性标准：
GB 18580-2001 人造板及其制品中甲醛释放限量
GB 18581-2001 溶剂型木器涂料中有害物质限量
GB 18583-2001 室内装饰装修材料 胶粘剂中有害物质限量
GB 18584-2001 室内装饰装修材料 木家具中有害物质限量
质量及技术标准：
GB/T 3324-1995 木家具通用技术条件
GB/T 3325-1995 金属家具通用技术条件
QB/T2008.1 木家具 质量检验及质量评定
QB/T2008.2 金属家具 质量检验及质量评定
……
合理设置投标门槛也是确保家具质量的一个重要条件。目前家具生产企业各项认证比较繁杂，有的认证较偏，范围小，有较强的排他性。在对各项认证进行综合分析后，我们确定家具采购只能要求以下的资质条件：
ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境质量管理体系认证和环境标志产品认证证书（十环认证），以及中国环境标志产品政府采购清单。
ISO9000系列的两项认证是对生产企业的管理水平和环保水平进行评价的重要依据，具有这两项认证代表着企业管理水平的国际化和规范化以及生产过程中对环境的影响。十环认证反映的是产品是否环保，是否对使用者的健康构成危害。具有这三个认证就意味着生产企业管理规范，对环境破坏少，产品符合环保要求，对使用者的危害很小。
最初审核这些资质时，我们要求供应商提供相应的资质证书复印件。为防止做假，有时我们要求供应商提供原件。但这样做非常麻烦，因为供应商分布在全国各地，送原件会增加费用，加大投标成本，甚至还会造成因各地开标冲突，拿不来原件和原件损坏、丢失等不必要的事情发生。
以上这些证件均可以从网上验真，从此免去了供应商提供资质原件的麻烦。2010年，我们还通过这种办法发现了两家供应商提供假资质，他们把有资质企业的证书通过电脑扫描，修改再复印，外观做得一模一样。但我们把注册号在相应网站上输入，立即出现了另一家企业的名称。对此，我们依据自治区政府采购中心《对投标供应商提供虚假材料的处罚规定管理办法》，给予了一年内不得参加政府采购的处罚。以后，再没有类似的事件发生。
严控质量：监督生产 加强验收
外观一模一样的家具，可能会因为原材料、生产设备和生产工艺的差异，内在品质差别很大。如原材料的使用，同是板材，因产地、品牌、工艺、材料的不同，质量和档次差别会很大，价格相差也很大。这就造成生产外观相同的家具，其品质、成本是不同的。
把关不严，往往会买到质次价高的产品。所以在生产的过程中进行有效的监督就显得非常必要。
由于现阶段内蒙古自治区政府采购中心还没有介入验收环节，目前在办公家具采购过程中，特别是在组织采购数量和金额较大的采购项目时，均建议采购人跟踪监督生产，加强产品验收以确保质量，并将相关内容写入招标文件。
一是在采购环节。我们要求开标时供应商要提供批量大的和主要产品的样品和各种材料的小样，如：基材（实木板、密度板、刨花板、复合板、三聚氢氨板、镀锌板、冷轧板等），五金件（合页绞链、轨道、拉手、锁具、连接件等）、木皮、皮料、布料、海绵、油漆效果件、脚轮等，中标后将其封样，验收时照样品的品质检查验收。
二是在生产环节。这是产品是否合格的关键环节。为了防止"大企业投标、小作坊生产"的情况发生，在产品的生产过程中监督是非常必要的。如果脱离对家具生产过程的跟踪监督，最终可能会导致前面采取的一系列措施失去意义。
因此，我们主张采购人应该驻场监督生产或不定期的随机入厂进行抽查。在开始生产前对所用原材料的品牌、品质进行查验，同时检查重要的基材、油漆、五金件等，可采取索要相关的进货发票等方法进行检验，以确保使用的材料符合中标供应商的承诺。在产品生产完毕出厂前，向供应商索要该批次产品的检验合格报告，然后才准予发货。
此外，在投标之后、生产之前，如果采购数量较大，应组织对中标企业进行实地考察，以确定其对企业的描述不存在虚假和夸大的情况，这也是确保产品质量的重要因素。
三是加大验收力度。家具的验收相比于其他货物类产品的验收要难。同样外观的家具，内在品质可能会存在较大差异。如果验收环节疏漏，可能会造成质次价高的产品蒙混过关。现在出现的一些问题也与验收不严格存在一定关系。甚至某些采购人代表与供应商勾结，以次充好，出了问题，将责任推给政府采购。
投标的过程，也不乏有供应商虚假投标，招标文件中什么条件都承诺满足，然后报出低价以谋取中标。但到了真正供货的环节，就会出现时间拖延、质量难以保证等问题。验收时，供应商可能会通过非常规手段打通关节，通过验收。家具的质量往往不是当时显现，而是要在一两年后出现，这时为时已晚。
现在，我们将验收这个最重要的环节交给了采购人，而采购人由于受到专业知识、工作精力等各方面甚至潜规则的限制，很难实现真正意义上的验收。
在办公家具的招标文件范本中，我们就明确规定："家具到达采购人现场后，采购人有权委托家具质检单位对家具成品进行抽样检测，并应在货物到达交货地点后7天内完成，抽检费用由供货方承担。"验收时，除采购人代表、专家评委外，甚至可以邀请投标时落标方代表等方面的人员参加，真正做到公开透明。这些工作都做到位，办公家具采购再出现问题的概率就微乎其微了。（全文完）
（作者为内蒙古自治区政府采购中心业务二处处长）
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